Wydział Organizacyjny i Spraw Obywatelskich
Sekretarz Gminy: mgr Beata Szewczyk
tel: 18 2632 219
Do zadań Wydziału Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich należy:
- w zakresie ewidencji ludności:
- prowadzenie dokumentacji ewidencji mieszkańców w bazie ewidencji mieszkańców,
- prowadzenie ewidencji pobytu czasowego obywateli polskich i cudzoziemców,
- prowadzenie i aktualizowanie komputerowej bazy danych w zakresie ewidencji ludności,
- prowadzenie rejestru wyborców,
- prowadzenie egzekucji administracyjnej obowiązków o charakterze niepieniężnym w sprawach meldunkowych,
- wydawanie decyzji administracyjnych z zakresu zameldowań i wymeldowań z urzędu,
- wydawanie poświadczeń zamieszkania, zaświadczeń i poświadczeń w sprawach rentowych i związanych z zatrudnieniem poza granicami Polski,
- współdziałanie z PESEL, TBD, USC, urzędami gmin, organami policji i wojskowymi w sprawach wynikających z ruchu ludności oraz w zakresie przestrzegania dyscypliny meldunkowej, a także w związku z wystawianiem dokumentu tożsamości,
- sporządzanie wykazu osób podlegających rejestracji na potrzeby kwalifikacji wojskowej,
- nadawanie numerów ewidencyjnych w dokumentacji ewidencyjnej i dowodowej,
- załatwianie wszelkich pozostałych spraw obywateli wynikających z ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych,
- wydawanie, wymiana i kasowanie dokumentów stwierdzających tożsamość,
- prowadzenie archiwum teczek dokumentów tożsamości oraz dokumentacji ewidencyjnej,
- rozpatrywanie wniosków o udostępnianie danych osobowych.
- w zakresie organizacyjno — administracyjnym:
- zapewnienie sprawnej organizacji i funkcjonowania Urzędu,
- dokonywanie zakupów spożywczych, gospodarczych, materiałów biurowych,
- zapewnienie sprawnego kierowania i prawidłowego nadzoru nad funkcjonowaniem jednostek organizacyjnych Gminy,
- prowadzenie spraw dotyczących sołectw i sołtysów, zwoływanie i obsługa narad sołtysów, współpraca z sołtysami oraz koordynacja działań,
- zapewnienie zgodności działania Urzędu z przepisami prawa,
- prowadzenie rejestru przepisów gminnych,
- racjonalne gospodarowanie etatami i funduszem płac,
- prowadzenie spraw kadrowych i szkoleniowych pracowników Urzędu,
- prowadzenie spraw kadrowych pracowników interwencyjnych, stażystów, praktykantów,
- prowadzenie rejestrów: delegacji, decyzji i zarządzeń Wójta, zarządzeń kierownika jednostki, centralnego rejestru umów,
- prowadzenie spraw dotyczących kontroli, w tym przechowywanie protokołów kontroli i zaleceń pokontrolnych, prowadzenie książki kontroli,
- współpraca z ośrodkami zdrowia, mającymi siedzibę na terenie gminy,
- koordynowanie działań w zakresie profilaktyki i promocji zdrowia oraz realizacja zadań własnych wynikających z obowiązujących przepisów dotyczących ochrony zdrowia,
- prowadzenie rejestru skarg i wniosków,
- aktualizacja tablicy ogłoszeń urzędu,
- prowadzenie zadań administracyjnych oraz prac kancelaryjno — technicznych związanych z obsługą Rady Gminy i obsługą jednostek pomocniczych,
- prowadzenie rejestru uchwał Rady Gminy, rejestru protokołów sesji,
- prowadzenie spraw organizacyjnych Przewodniczącego Rady oraz Rady Gminy,
- załatwianie spraw publikacji uchwał w Dzienniku Urzędowym,
- nadzór, koordynowanie i kontrola rozpatrywania skarg, wniosków i listów,
- prowadzenie kancelarii, obsługa sekretariatu Wójta i Zastępców Wójta, zapewnienie właściwego obiegu dokumentów i korespondencji wpływającej do Wójta i Zastępców Wójta,
- organizowanie przyjęć interesantów przez Wójta i Zastępców Wójta,
- obsługa dziennika podawczego, biura obsługi mieszkańców oraz wszystkich spraw zleconych przez przełożonych z zakresu wydziału,
- prowadzenie archiwum zakładowego, nadzór nad przyjmowaniem dokumentów, współpraca z właściwym ośrodkiem Archiwum Państwowego, realizacja zaleceń pokontrolnych,
- przyjmowanie zawiadomień o zgromadzeniach publicznych oraz organizacji imprez, uroczystości i obchodów jednodniowych,
- rozpatrywanie wniosków o udostępnienie informacji publicznej w zakresie dotyczącym zadań wydziału,
- współpraca z organami sprawiedliwości i ścigania w zakresie utrzymania bezpieczeństwa i porządku publicznego, a także wykonywania kar ograniczenia wolności,
- prowadzenie spraw związanych z Biuletynem Informacji Publicznej,
- nadzór i kontrola nad działalnością programową bibliotek publicznych i ośrodków kultury,
- przyjmowanie, analiza i przechowywanie oświadczeń majątkowych,
- ewidencja tytułów, odznaczeń i medali nadawanych przez Radę Gminy,
- organizacja Złotych Godów,
- obsługa systemu zgłoszeń naruszeń prawa – wewnętrznych i zewnętrznych (sygnaliści),
- nadzór nad systemem e - dokument,
- obsługa punktu potwierdzania profilu zaufanego,
- obsługa usług na e-PUAP,
- prowadzenie rejestru informacji publicznej i koordynowanie spraw w wydziałach urzędu,
- obsługa organizacyjna i gospodarcza sal konferencyjnych urzędu i organizowanych tam spotkań, szkoleń, konferencji,
- obsługa organizacyjna Punktu Nieodpłatnej Pomocy Prawnej,
- w zakresie spraw wojskowych:
- prowadzenie rejestracji i kwalifikacji wojskowej,
- przygotowanie rozstrzygnięć w przedmiocie grzywny w celu rejestracji lub przymuszenia w przedmiocie doprowadzenia osób, które nie stawiły się do kwalifikacji wojskowej,
- przygotowywanie decyzji Wójta orzekających o konieczności sprawowania przez osobę podlegającą obowiązkowi odbycia zasadniczej służby wojskowej bezpośredniej opieki nad członkiem rodziny,
- prowadzenie w czasie kwalifikacji wojskowej listy osób, które nie stawiły się do komisji kwalifikacji wojskowej.
- w zakresie koordynatora dostępności:
- wsparcie osób ze szczególnymi potrzebami w dostępie do usług świadczonych przez Urząd Gminy Nowy Targ,
- przygotowanie i koordynacja wdrożenia planu działania na rzecz poprawy zapewnienia dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami, zgodnie z minimalnymi wymaganiami służącymi zapewnieniu dostępności, określonymi w art. 6 ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (Dz.U.2024.1411 t.j.),
- monitorowanie działalności Urzędu Gminy Nowy Targ w zakresie zapewnienia dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami.
- w zakresie obsługi informatycznej:
- nadzór nad sprawnym funkcjonowaniem urządzeń komputerowych (sieci informatycznej, serwerów, komputerów, drukarek),
- nadzór nad obsługą multimedialną urzędu,
- prowadzenie i nadzór nad stroną www urzędu i Biuletynu Informacji Publicznej,
- nadzór nad sprawnym funkcjonowaniem systemów operacyjnych zainstalowanych na serwerach i komputerach,
- nadzór nad sprawnym funkcjonowaniem oprogramowania użytkowego istniejącego
w urzędzie i udzielanie instruktażu w zakresie podstawowej obsługi programów dziedzinowych, - nadzór nad bezpieczeństwem systemu informatycznego od strony sprzętowej,
- nadzór nad wykonywaniem kopii zapasowych,
- nadzór nad gospodarowaniem sprzętem komputerowym i akcesoriami komputerowymi,
- nadzór nad właściwym wykorzystaniem sprzętu komputerowego i udzielanie instruktażu w zakresie podstawowej obsługi komputerów, drukarek, kserokopiarek,
- analizowanie rynku oprogramowania pod kątem możliwości wdrożenia w urzędzie nowoczesnych systemów informatycznych wspomagających pracę wydziałów z uwzględnieniem ich specyfiki,
- zapewnienie obsługi informatycznej dla jednostek organizacyjnych Gminy Nowy Targ;
- w zakresie gospodarczym:
- zapewnienie prawidłowej eksploatacji budynków i pomieszczeń użytkowanych przez Urząd,
- wskazywanie potrzeby prowadzenia remontów, modernizacji i prac adaptacyjnych obiektów i pomieszczeń użytkowanych przez Urząd,
- zamawianie pieczęci urzędowych, prowadzenie ich ewidencji oraz likwidacji,
- prowadzenie spraw związanych z prenumeratą wydawnictw specjalistycznych, czasopism i prasy,
- zakup usług telefonii komórkowej i stacjonarnej,
- prowadzenie spraw związanych z eksploatacją samochodu służbowego,
- gospodarowanie rzeczowymi składnikami majątkowymi Urzędu,
- prowadzenie magazynu materiałów biurowych i gospodarczych.
Wydział Organizacyjny i Spraw Obywatelskich przy znakowaniu spraw posługuje się symbolem „SO”.